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Archiviazione documentale: la normativa

La Road Map delle iniziative che accompagnano aziende e professionisti lungo il percorso della dematerializzazione.

06/05/16 18.23 | | Dematerializzazione e Cloud

La road map dell'archiviazione documentale: blog di ALYANTE

La normativa italiana è un intricato dedalo di rimandi, specifiche ed eccezioni che spesso confondono le idee anziché chiarirle. Tra queste rientrano le leggi e le relative linee guida dedicate ai temi digitali, in particolar modo per quanto riguarda la dematerializzazione  e l’archiviazione documentale. 

Archiviazione documentale: ecco un rapido vademecum con cui orientarsi!


  1 gennaio 2013

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IL PRIMO PASSO VERSO LA FATTURAZIONE ELETTRONICA

Recependo la direttiva comunitaria 2010/45/UE, l'Italia ha accolto la corretta definizione di fatturazione elettronica, intesa come “fattura emessa e ricevuta in un qualunque formato elettronico”. Vige la parità di trattamento con i documenti cartacei sia per quanto riguarda la garanzia di autenticità dell’origine, sia per quel che concerne l'integrità del contenuto e leggibilità nel tempo.
Tutto questo, a patto che si utilizzi una firma digitale e che si adottino soluzioni di interscambio elettronico (Electronic Data Interchange).
 
  12 marzo 2014

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NUOVE REGOLE PER LA CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA DEI DOCUMENTI INFORMATICI

Con l'inserimento in Gazzetta Ufficiale delle nuove Regole tecniche per la conservazione dei documenti informatici sono stati definiti una serie di parametri a cui i sistemi in uso dalle imprese dovranno adeguarsi entro aprile 2017.

Due le principali novità :
  • si supera la distinzione fra conservazione di documenti informatici e conservazione sostitutiva di documenti analogici, dove per documento informatico si intende sia quello realizzato tramite apposito software, sia quello ottenuto da una scansione. In entrambi i casi, il file dovrà essere salvato in un sistema di conservazione che abbia caratteristiche idonee.
  • la piattaforma da utilizzare per la conservazione deve tutelare l’autenticità e l’integrità di documenti e fascicoli informatici e garantirne l’accessibilità.
 
  6 giugno 2014

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OBBLIGO DI FATTURAZIONE ELETTRONICA VERSO LE PA CENTRALI

È partito l'obbligo per i fornitori della Pubblica Amministrazione (inizialmente la prescrizione è limitata a ministeri e articolazioni degli enti centrali) di emettere fattura elettronica.
 
   31 marzo 2015

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OBBLIGO DI FATTURA ELETTRONICA VERSO TUTTA LA PA

Scatta il termine che estende l'obbligatorietà di fattura elettronica anche agli enti locali.
 
  27 luglio 2015

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NASCE IL FORUM DELLA CONSERVAZIONE

Istituito dall'Agenzia per l'Italia digitale, il nuovo organismo è formato da rappresentanti di enti conservatori accreditati, PA, università, associazioni di professionisti di settore, associazioni di categoria e di fornitori di tecnologie.
I suoi obiettivi, come si legge sul portale dell’AGID, sono molteplici

  • predisporre documentazione, presentazioni, materiale informativo e ogni altro strumento utile alla diffusione delle tematiche sulla conservazione dei documenti informatici
  • diffondere le informazioni sui temi della conservazione mediante seminari, webinar, convegni, articoli di stampa ecc.
  • sviluppare e approfondire tematiche sulla conservazione
  • esaminare la nuova normativa nazionale ed europea e gli standard di riferimento sulla conservazione per valutare eventuali proposte di modifiche e integrazioni
 
  11 ottobre 2015

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LE PA DEVONO INVIARE IN CONSERVAZIONE IL REGISTRO DI PROTOCOLLO

In base all’articolo 7, comma 5 delle Regole tecniche per il Protocollo informatico, le Pubbliche Amministrazioni sono ora tenute a inviare in conservazione il registro giornaliero di protocollo entro la giornata lavorativa successiva.
 
  10 dicembre 2015

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AGID PUBBLICA LE LINEE GUIDA PER LA CONSERVAZIONE DIGITALE

Sono state pubblicate dall'Agenzia per l'Italia digitale le linee guida sulla conservazione dei documenti informatici.
Il documento, indirizzato specialmente alle PA, “definisce le modalità operative per realizzare l’attività di conservazione. Si tratta delle definizioni di natura e funzione del sistema, modelli organizzativi, ruoli e funzioni dei soggetti coinvolti”.
L'intero lavoro è da considerarsi “documento dinamico attualmente in fase di sviluppo”.
 
  1 luglio 2016

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LA DEMATERIALIZZAZIONE DELLA FATTURAZIONE SI ESTENDE ANCHE AI PRIVATI 

Entro questa data saranno a disposizione dei contribuenti piattaforme per la generazione, la trasmissione e la conservazione delle fatture elettroniche che, di fatto, permetteranno anche alle aziende private e ai professionisti, su base volontaria, di accedere alla dematerializzazione dei documenti.
 
  1 gennaio 2017

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LA FATTURAZIONE ELETTRONICA TRA IMPRESE DIVENTA REALTÀ

In attuazione al decreto legislativo del 18 agosto 2015, le aziende private avranno la possibilità di emettere e ricevere in modalità elettronica fatture, corrispettivi, note di credito e di debito. Il Ministero dell'Economia e delle Finanze metterà inoltre a disposizione, a titolo gratuito, il Sistema di Interscambio. La piattaforma veicolerà, controllandole, le fatture emesse e ricevute, fornendo riscontro su invio e ricezione del documento con l'indicazione delle operazioni rilevanti ai fini IVA.


Le soluzioni TeamSystem per l'Azienda Digitale

Fatturazione Elettronica P.A. - B2B

Le fatture elettroniche verso la Pubblica Amministrazione sono completamente
gestite in cloud: acquisizione della fattura dal sistema gestionale, invio, firma
elettronica, ritorno e conservazione a norma.
A breve il servizio sarà disponibile anche per i rapporti tra privati con la possibilità di scambio elettronico dei documenti, invio via PEC o tradizionale. Il tutto in modalità cloud.

Conservazione Cloud TeamSystem

TeamSystem ha ottenuto la certificazione e accreditamento Agid per garantire al proprio Servizio Conservazione Cloud gli standard di qualità e sicurezza a norma di legge.
La digitalizzazione dei documenti aziendali offre risparmi nei tempi di gestione dei documenti e nei costi collegati al cartaceo. Inoltre l’azienda delega la responsabilità della conservazione dei
documenti a TeamSystem evitando complessi processi interni.



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